Naam : Auditfile Converter Versie : 1.4 Gemaakt in : VB.net (VB Express 2010) Taal : Nederlands Laatste versie datum : 16 november 2014 Donatie:	Download

Algemeen

Auditfiles bieden de mogelijkheid om gegevens tussen administratieve systemen middels een standaard format uit wisselen. Dit is handig omdat geen specifieke kennis nodig is van verschillende boekhoudpakketten. De gegevens kunnen dan in een eigen analyse pakket nadere worden geanalyseerd.

Het initiatief voor de ontwikkeling van auditfiles lag dan ook bij de belastingdienst. De eerste versie verscheen in 1999 in de vorm van een ASCII tekstbestand (ADF). Later verscheen de opvolger in de vorm van een XML bestand, zijnde de XAF auditfiles. De eerste versie hiervan was de 2.0 versie. Thans ligt de ontwikkeling meer bij de commerciële partijen. De huidige versies zitten in de 3.x reeks. Waarbij de meest recentste versie 3.2 is.

Naast de belastingdienst zijn auditfiles ook zeer handig voor andere partijen zoals accountants en adviseurs. De belastingdienst heeft in dit kader een Auditfile Viewer ter beschikking gesteld welke gratis te downloaden is via softwarepakketten.nl. De belastingdienst is echter wel gestopt met de ontwikkeling van de viewer in 2008. De laatste versies (3.x serie) van de auditfile worden daardoor niet ondersteund. Commerciële alternatieven zijn er wel, maar vaak wel relatief aan de prijzige kant.

In de praktijk liep ik vaak ook nog tegen de volgende problemen op met auditfiles:

– Bij administraties met veel transacties (meer dan 170.000) worden XAF relatief snel gegenereerd. Echter vaak worden de XAF bestanden opgeknipt in meerdere auditfiles. Een alternatieve ADF genereren duurt echter vele uren (bijvoorbeeld bij Exact).

– Sommige programma's bieden alleen de mogelijkheid om op transactieniveau XAF's in te lezen maar geen ADF's (bijvoorbeeld Caseware).

Dit was voor mij inspiratie een Auditfile Converter te bouwen welke:

– ADF's, XAF 2.0 en XAF 3.x bestanden kan inlezen en omzetten naar ADF en XAF 2.0

– Welke opgedeelde XAF 2.0 bestanden kan samenvoegen en exporteren naar ADF of XAF 2.0

Werking

Met de knop selecteer bestand kiest u een XAF of ADF bestand welke u wilt inlezen.

Indien u een opgeknipt XAF 2.0 auditfile heeft dan vinkt u de 'Betreft multiple' aan. Dit werkt alleen voor auditfile waarbij de bestandsnaam eindigt op _x waarbij x het volgnummer is. Zie voorbeeld.

U kiest hier het eerste bestand. In het voorbeeld 'VOORB2013_0.XAF'.

Vervolgens kiest u naar wat voor soort bestand u wilt exporteren. Indien u een ADF heeft geïmporteerd en u wilt exporteren dan XAF (dus van een oud naar nieuw formaat) dan kan het soms nodig zijn de vink 'Gebruik boekstuknummer als transactienummer aan te vinken'. ADF naar XAF is altijd lastiger omdat je van minder naar meer informatie gaat.

Met de exportmogelijkheid Excel/ODS wordt een OpenDocument spreadsheet document aangemaakt. Deze is in alle moderne versies van Excel te openen. Uitteraard is deze ook in alle Opensource spreadsheetprogramma's te openen.

Vervolgens kiest u 'Start Conversie'. Het programma zal starten met het importeren van de auditfile(s). U kunt de voortgang zien. Vervolgens zal het programma naar het nieuwe formaat exporteren. De nieuwe auditfile wordt in dezelfde map opgeslagen als waar de bron auditfile staat. De nieuwe naam is aangevuld met 'NW' in de naam.

Disclaimer

Alhoewel ik het programma uitgebreid heb getest kunnen er altijd overhoopt fouten zijn achtergebleven.  Ik aanvaar dan ook geen enkele verantwoordelijkheid voor gegevensverlies of niet goed gegane conversies etc. Wel sta ik ten alle tijden open voor suggesties en voorstellen tot verbetering.

Screenshots

Downloads