Menig ZZP'er met een privérekening (of administrateur hiervan) zal er mee te maken hebben. Je voert je boekhouding in één van de vele online (of offline) boekhoudpakketten. Wat is nou handiger om dan je bankmutaties in te kunnen lezen en automatisch te laten afletteren?

Je boekhoudpakket accepteert veelal geen CSV bestanden en je bank biedt geen export voor MT940 bestanden.

De opties die dan resteren zijn of ouderwets handmatig de bankmutaties boeken (tijdrovend) of overgaan naar een zakelijke rekening (duur).

Om op dit probleem in te springen heb ik onder de handelsnaam CoenFin Software een programma (MT940 Creator) ontwikkeld om CSV bestanden om te zetten naar een MT940 bestand. Dit met een paar muisklikken binnen enkele seconden. Je selecteert een CSV bestand. Het programma herkent het CSV bestand. Vervolgens kies je het soort MT940 bestand wat je wil genereren en je MT940 bestand wordt gegenereerd.

Het programma bewaart het eindsaldo en periode van de laatste import zodat je gewaarschuwd wordt voor een overlap en je bij een volgende import geen nieuw saldo hoeft in te voeren. Thans worden o.a. de volgende CSV bestanden herkent (ING Bank, Rabobank, Triodus Bank, SNS, ASN, Regiobank, Leaseplanbank en Paypal).

Het programma is daarnaast onder andere getest met BizzCounter, Exact Online, Davilex Online en Domus.Het programma is hier te downloaden. Tot 5 mutatieregels (per conversie) is het programma gratis. Voor slechts € 25,- exclusief BTW koopt u een (eenmalige) licentie voor onbeperkt aantal regels.

Aanvullende CSV bankbestanden kunnen in overleg altijd worden toegevoegd aan het programma.

Auditfiles zijn naast exceldocumenten een van de meest door mij gebruike bestanden. Auditfiles bieden de mogelijkheid om gegevens tussen administratieve systemen middels een standaard format uit wisselen. Dit is handig omdat geen specifieke kennis nodig is van verschillende boekhoudpakketten. De gegevens kunnen dan in een eigen analyse pakket nadere worden geanalyseerd.

Het initiatief voor de ontwikkeling van auditfiles lag dan ook bij de belastingdienst. De eerste versie verscheen in 1999 in de vorm van een ASCII tekstbestand (ADF). Later verscheen de opvolger in de vorm van een XML bestand, zijnde de XAF auditfiles. De eerste versie hiervan was de 2.0 versie. Thans ligt de ontwikkeling meer bij de commerciële partijen. De huidige versies zitten in de 3.x reeks. Waarbij de meest recentste versie 3.2 is.

Naast de belastingdienst zijn auditfiles ook zeer handig voor andere partijen zoals accountants en adviseurs. De belastingdienst heeft in dit kader een Auditfile Viewer ter beschikking gesteld welke gratis te downloaden is via softwarepakketten.nl. De belastingdienst is echter wel gestopt met de ontwikkeling van de viewer in 2008. De laatste versies (3.x serie) van de auditfile worden daardoor niet ondersteund. Commerciële alternatieven zijn er wel, maar vaak wel relatief aan de prijzige kant.

Voor de fervente gebruikers van de Auditfile Viewer heb ik nu een converter op mijn site geplaatst waarmee o.a. de XAF 3.x auditfiles weer omgezet kunnen worden naar XAF 2.0 of zelfs ADF.